E-Mailarchivierung

Mit MailStore Server vertreiben wir seit 2010, die führende Software-Lösung zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen.

Machen Sie sich alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher nutzbar. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

Vorteile für Ihr Unternehmen:

  • Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen
  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Was und wie lange muss archiviert werden?

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen -> 10 Jahre
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe -> 6 Jahre
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe -> 6 Jahre
  • Buchungsbelege -> 10 Jahre
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind -> 6 Jahre

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO).

Wer trägt die Verantwortung und welche Konsequenzen drohen?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen:

  • 162 AO3: Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt
  • 283 StGB4: z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht
  • 280ff. BGB5 und § 241 Abs. 2 BGB6: Schadensersatzansprüche
Jens Becker

IT Service
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becker@abc-com.de

Broschüren
Der Standard der E-Mailarchivierung